QR-code PDF: je document in één scan

Wie de code scant, krijgt een webadres te zien. Tikt hij erop, dan opent de telefoon dat adres in de browser. Is dat adres een PDF, dan toont de browser het document of biedt hij aan het te downloaden. Hoe dat precies gaat, verschilt per telefoon en browser. Het belangrijkste om te onthouden: de code wijst naar een plek, niet naar het bestand zelf. Zolang die plek bestaat en het bestand openbaar is, werkt de code. Verdwijnt het bestand, dan krijgt wie scant een foutmelding.

Voordat je begint, is het handig om een route te kiezen. De tabel zet de gratis en de betaalde manier naast elkaar.

De gratis route werkt met elke PDF die al een openbaar webadres heeft. Je zet het bestand zelf online, bijvoorbeeld op je eigen website of in een gedeelde map in je cloudopslag. Daarna maak je in de generator bovenaan een statische code van die link. Je betaalt niets, je hebt geen account nodig en er komt geen watermerk op de code. De code zelf verloopt nooit. Wel hangt hij af van de plek waar jij het bestand hebt neergezet, en daar zitten een paar valkuilen aan.

Een PDF op je eigen website is de betrouwbaarste gratis plek. Je beheert het domein zelf, en zolang je dat verlengt, blijft het adres bestaan. De meeste websitesystemen hebben een mediabibliotheek waar je een PDF uploadt en direct een link krijgt. Let op twee dingen. Sommige systemen zetten een datum of een map in het adres, waardoor de link lang wordt. En bij een verhuizing naar een nieuwe website of een ander systeem verandert het adres van je bestanden vaak ongemerkt.

Cloudopslag zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive is snel geregeld en kost vaak niets. Je uploadt de PDF, kiest voor delen en kopieert de link. Toch is het minder geschikt voor drukwerk dat lang meegaat. Een gedeelde link opent meestal eerst een voorbeeldscherm van de clouddienst, met eigen knoppen en soms een verzoek om in te loggen. En de link hangt aan jouw persoonlijke account. Stopt dat account, stap je over naar een andere dienst of ruim je de map op, dan werkt de code niet meer.

De grootste valkuil van de gratis route is een link die ongemerkt stopt. Dat gebeurt vaker dan je denkt, bijvoorbeeld als:

• je het bestand hernoemt of verplaatst, waardoor het adres verandert;
• je bij het opruimen een oude versie verwijdert;
• je website verhuist naar een nieuw systeem of een nieuw domein;
• een collega die het bestand deelde vertrekt en zijn account wordt opgeheven.

Wie dan scant, ziet een foutpagina, terwijl de code op je drukwerk gewoon in orde is.

Een QR-code kan iedereen scannen die hem ziet, en de link kan worden doorgestuurd. Behandel een PDF achter een code dus als openbaar. Zet er geen persoonsgegevens, interne prijsafspraken of andere vertrouwelijke informatie in. Controleer bij cloudopslag ook goed wat je deelt. Deel je per ongeluk een hele map in plaats van één bestand, dan kan wie scant mogelijk ook andere documenten zien. Omgekeerd werkt een bestand dat alleen binnen jouw organisatie gedeeld is, niet voor bezoekers van buiten.

Prijzen veranderen, programma's worden aangepast. Met een statische code kun je de link niet wijzigen, maar soms wel het bestand achter de link vervangen. Op je eigen website lukt dat als je de nieuwe PDF onder precies dezelfde naam op dezelfde plek zet. Veel systemen geven een tweede bestand met dezelfde naam echter automatisch een nummer erachter, en dan verandert het adres alsnog. Ook sommige clouddiensten kunnen een nieuwe versie onder dezelfde link plaatsen. Test na elke vervanging opnieuw met je telefoon.

Met een Pro-abonnement zet je de PDF niet zelf online, maar upload je hem bij NonstopQR. Wij bewaren het bestand en je krijgt een aanpasbare code met een korte link. Bij het scannen stuurt die link door naar je document. Je hoeft dus niets te regelen met je website of cloudopslag, en je hoeft niet na te denken over deelinstellingen. De code zelf blijft altijd gelijk, ook als je het bestand later vervangt. Pro kost € 9,99 per maand en zeg je met één klik op.

Vervangen zonder nieuwe code

Het grootste voordeel merk je bij een nieuwe versie. Je uploadt de nieuwe PDF in je account en vanaf dat moment opent elke scan het nieuwe bestand. De geprinte code op je folder, verpakking of poster blijft gewoon geldig. Een typefout in de prijslijst, een nieuw seizoensprogramma of een bijgewerkte handleiding los je dus op zonder herdruk. Je hoeft ook niet bij te houden welke versie waar hangt, want iedereen krijgt altijd de laatste.

Zien hoe vaak er gescand wordt

Met een aanpasbare code zie je scanstatistieken: hoe vaak je PDF-code gescand is en op welke dagen, en met Pro ook uit welk land en met wat voor apparaat. Zo weet je of een folder of beursstand iets oplevert. Gebruik je meerdere codes voor hetzelfde document, bijvoorbeeld één op de poster en één in de folder, dan zie je per code wat hij doet. Met de gratis route heb je die informatie niet, tenzij je website zelf bijhoudt hoe vaak een bestand geopend wordt.

Omdat wij het bestand bewaren, hebben we vooraf vastgelegd wat er na opzeggen gebeurt. We bewaren je PDF dan nog 30 dagen, maar tonen hem niet meer. Neem je binnen die tijd weer een abonnement, dan staat alles terug. Na 30 dagen verwijderen we het bestand definitief. De code stuurt dan door naar een terugvallink die je bij het opzeggen kiest, bijvoorbeeld je eigen website. Kies je er geen, dan ziet wie scant een rustige pagina zonder reclame.

Een vuistregel helpt bij de keuze. Is het een document met een korte levensduur, zoals een uitnodiging of een programma voor één avond, dan is de gratis route prima. Zet je de code op drukwerk dat lang blijft liggen, verandert de inhoud regelmatig of wil je weten hoeveel mensen scannen, dan geeft een gehoste PDF meer rust. Heb je geen website en wil je niet met gedeelde mappen werken, dan is hosten ook de eenvoudigste weg. Wijs je liever naar een webpagina, dan is een QR-code van een link genoeg.

Wie scant, leest je PDF bijna altijd op een klein scherm. Een A4 met kleine letters en twee kolommen dwingt tot inzoomen en schuiven. Gebruik daarom een duidelijke lettergrootte, één kolom waar het kan en een eerste pagina met de belangrijkste informatie. Zet bovenaan waar het document over gaat, zodat de lezer meteen weet dat hij goed zit. Werk je met een opgemaakt drukbestand, overweeg dan een aparte, eenvoudigere versie voor schermen.

Een PDF met grote foto's kan tientallen megabytes zijn. Op mobiel internet duurt het laden dan lang, en sommige mensen haken af voordat het document verschijnt. Exporteer je PDF daarom voor scherm of web in plaats van voor drukwerk. De meeste opmaakprogramma's hebben daar een instelling voor. Verklein afbeeldingen tot wat op een scherm nodig is en verwijder lege of overbodige pagina's. Een bestand van een paar megabyte opent op de meeste telefoons vlot.

Een code naar een document is handig overal waar de ruimte op papier of op het product beperkt is:

• een handleiding of onderhoudsschema bij een apparaat;
• een brochure of prijslijst op een beursstand of in de etalage;
• een programmaboekje bij een voorstelling, evenement of bruiloft;
• een plattegrond of huisregels in een vakantiewoning;
• productinformatie of montage-instructies bij een verpakking.

Voor de horeca is er een aparte uitleg over de QR-code voor je menukaart.

In de generator kies je de kleuren, de vorm van de blokjes en de hoeken. Zo past de code bij de vormgeving van je brochure of verpakking. Houd de blokjes duidelijk donkerder dan de achtergrond, want dat contrast heeft een camera nodig. Wil je je logo in het midden, dan kan dat met een Start-abonnement of hoger. Voor drukwerk kun je met een abonnement ook downloaden als SVG, PDF of EPS, zodat de code op elk formaat scherp blijft.

Een code naar een PDF verschilt bij het printen niet van andere codes. Laat rondom een lege rand vrij van minstens vier blokjes breed, de stille zone. Bij de gratis route bepaalt de lengte van de link hoe druk de code wordt. Een lang adres met mappen en een lange bestandsnaam geeft kleine blokjes, en die moet je groter printen. Een gehoste PDF heeft altijd een korte link en dus een rustige code. Controleer de maat met de gratis scancheck voordat je laat drukken.

Een losse code zegt niet wat erachter zit. Zet er daarom een korte tekst bij, zoals Scan voor de volledige prijslijst of Bekijk de handleiding. Vermeld ook dat het om een PDF gaat als het bestand groot is, zodat mensen weten dat het laden even kan duren. Wie liever niet scant, heeft baat bij een kort webadres onder de code. Bij de gratis route op je eigen website is dat vaak een adres dat mensen zelf kunnen intypen.

Een QR-code wijst altijd naar één adres. Heb je meerdere PDF's, bijvoorbeeld een brochure in het Nederlands en in het Engels, dan heb je twee opties. Je maakt per document een eigen code en zet ze naast elkaar met een duidelijk label. Of je laat één code verwijzen naar een webpagina waarop je alle documenten aanbiedt. Die tweede route houdt je drukwerk rustig, en je kunt later documenten toevoegen zonder iets opnieuw te laten drukken.

Opent er niets als je scant, dan ligt het meestal aan de code zelf: te klein, te weinig contrast of een weggesneden rand. Opent er wel een pagina maar geen document, kijk dan naar de bestemming. Een melding over toegang wijst op deelinstellingen die niet openbaar staan. Een foutpagina betekent dat het bestand verplaatst of verwijderd is. Een pagina die blijft laden, wijst vaak op een te groot bestand. Test altijd met een telefoon die niet in jouw account is ingelogd, anders zie je wat anderen niet zien.

Het verschil tussen beide routes is in de kern het verschil tussen een statische en een aanpasbare code. Bij een statische code staat het adres van je PDF vast in het patroon en werkt de code zonder ons. Bij een aanpasbare code loopt de scan via een korte link, die je naar een nieuwe bestemming kunt laten wijzen. Hoe dat werkt en wat het oplevert, lees je bij dynamische QR-code. Alle abonnementen staan op de prijzenpagina.